Digital signering är en metod för att inhämta juridiskt bindande underskrifter på dokument utan att någon behöver skriva under på papper. Mottagaren identifierar sig elektroniskt, oftast via BankID, och underskriften är rättsligt giltig på samma sätt som en handskriven namnteckning.
För advokatbyråer är detta inte bara en praktisk förenkling. Det berör tempo, säkerhet och klientupplevelse i en bransch där tid och precision räknas.
Vad är digital signering?
Digital signering innebär att en eller flera parter skriver under ett dokument via en elektronisk lösning. I Sverige och Norge är BankID den vanligaste metoden för identifiering, och underskrifter genomförda med BankID uppfyller kraven för elektronisk signatur enligt eIDAS-förordningen.
Det innebär att ett digitalt signerat dokument i de flesta sammanhang har samma rättsliga tyngd som ett pappersdokument med handskriven underskrift. Det finns undantag, bland annat för vissa typer av avtal som enligt lag kräver fysisk underskrift, men för den stora majoriteten av dokument som en advokatbyrå hanterar dagligen är digital signering fullt giltig.
Vilka dokument kan signeras digitalt?
De flesta dokument som en advokatbyrå skickar till klient eller motpart för underskrift kan signeras digitalt. Typiska exempel är uppdragsbekräftelser, fullmakter, avtal, förlikningsförslag och godkännande av processdokument. Dokument som kräver notariellt bestyrkta underskrifter eller skriftlig form enligt specifika lagkrav faller utanför, men de utgör en liten del av den totala dokumentmängden.
Problemet med manuell signering
Det traditionella flödet är välbekant: dokumentet skrivs ut, skrivs under för hand, skannas och skickas tillbaka. I bästa fall tar det några timmar. Ofta tar det dagar, särskilt när klienten är upptagen, är på resa eller helt enkelt inte prioriterar det omedelbart.
Det ger också liten överblick. Du vet inte om klienten har öppnat dokumentet, om det skickats till rätt person eller hur långt i processen signeringen befinner sig. Ska du påminna? Har de kanske redan skickat något tillbaka? Det är en onödig källa till osäkerhet i en annars strukturerad ärendeprocess.
Dessutom är handskrivna underskrifter svårare att verifiera. En digital underskrift med BankID är kopplad till en verifierad identitet och tidsstämplad, vilket ger bättre spårbarhet och säkerhet än en underskrift på papper. För advokatbyråer som redan använder säker dokumentdelning som en del av klientkommunikationen är digital signering ett naturligt steg i samma riktning.
Så fungerar digital signering i Advisor
Advisor är integrerat med Verified, som är en leverantör av elektronisk signering. Det innebär att du kan skicka dokument för signering direkt från plattformen, utan att teckna ett eget avtal med en extern leverantör.
Skicka för signering. Du väljer det dokument du vill skicka för signering från ärendet i Advisor och skickar det direkt därifrån. Mottagaren får en förfrågan och genomför signeringen via BankID.
Signerade dokument samlas automatiskt. När ett dokument är signerat får du ett e-postmeddelande med bekräftelse. Samtidigt skapas automatiskt en mapp på ärendet som heter ”Signerade dokument”, och det signerade dokumentet läggs in där. Du behöver inte ladda ned och spara något manuellt.
Överblick per ärende. På ärendeöversikten i Advisor finns en egen flik som heter ”Digital signering”. Här kan du när som helst följa alla signeringsförsändelser kopplade till aktuellt ärende: vem som har signerat, vem som saknar underskrift och statusen för varje enskild försändelse.
Det ger dig full överblick utan att behöva kontrollera e-post eller kontakta klienten för att höra om dokumentet är underskrivet.
Vanliga frågor
Är en digital underskrift juridiskt giltig? Ja, för de allra flesta dokumenttyper. BankID-underskrifter uppfyller kraven i eIDAS-förordningen och räknas som avancerad elektronisk signatur. Vissa dokumenttyper kräver specifik form enligt lag och faller utanför, men de är i minoritet.
Behöver klienten ett eget konto eller abonnemang för att signera? Nej. Klienten får en länk och signerar med BankID. Det kräver ingen registrering eller egna konton hos signeringstjänsten.
Vad händer med det signerade dokumentet? Det signerade dokumentet sparas automatiskt i en egen mapp på ärendet i Advisor, kallad ”Signerade dokument”. Du får också en e-postbekräftelse.
Kan man skicka till flera undertecknare på samma dokument? Det beror på uppsättningen i Verified-integrationen. Kontakta Advisor för detaljer om vad som stöds i din konfiguration.
Behöver vi ett eget avtal med Verified för att använda digital signering i Advisor? Nej. Integrationen ingår i Advisor och du behöver inte teckna ett separat avtal med Verified.
Var hittar vi signeringsstatusen på ett ärende? I ärendeöversikten i Advisor finns en egen flik som heter ”Digital signering”. Där kan du se status för alla signeringsförsändelser för aktuellt ärende.
