Att byta advokatsystem är ett beslut som många advokatbyråer skjuter upp längre än nödvändigt. Här är tecknen på att det är dags, och vad du bör tänka på innan du gör det.
När börjar det brådska?
De flesta advokatbyråer som funderar på att byta advokatsystem gör det inte för att de är missnöjda en vanlig tisdagsförmiddag. De byter för att något till slut får bägaren att rinna över. Det kan vara att introduktionen av nya advokater tar för lång tid, att integrationer saknas, att rapporteringen inte går att lita på, eller helt enkelt att något har slutat fungera en gång för mycket.
Problemet är att man lätt vänjer sig vid friktion: manuella rutiner som borde ha automatiserats, dokument som hamnar fel och måste letas fram, tidrapportering som görs dagen efter för att det är för krångligt att göra den löpande. Allt detta kostar tid och pengar, men det sker i det tysta.
Här är några konkreta tecken på att systemet ni använder inte längre räcker till:
Tidrapporteringen sker i efterhand Advokater som rapporterar tid ur minnet samma kväll eller dagen efter förlorar debiterbar tid. Det är inget beteendeproblem, utan ett problem med hur systemet är utformat.
Dokumenten finns på olika ställen En del i e-posten, en del i SharePoint, en del i systemet och en del lokalt. Ingen vet säkert var originalet finns.
Rapporteringen kräver manuellt arbete Behöver du en översikt över produktion, fakturering eller ärendestatus och måste exportera till Excel för att få den? Då är systemet inte byggt för ledningsarbete.
AML-arbetet är ostrukturerat Penningtvättskontroller görs i olika verktyg, dokumenteras inkonsekvent och är svåra att följa upp i efterhand. Sveriges advokatsamfund har tagit fram vägledning för att följa regelverket mot penningtvätt.
Nyanställda behöver för lång tid för att komma igång Ett bra advokatsystem ska korta introduktionstiden, inte förlänga den.
Vad bör du jämföra när du byter advokatsystem?
Många byråer jämför system på fel grunder: antal funktioner, pris per användare eller hur snygg demon ser ut. Det som avgör om ett system fungerar i praktiken är något annat.
Integrationer Använder ni Microsoft 365, ett ekonomisystem, digital signering eller ett KYC-verktyg? Ett advokatsystem utan bra integrationer kräver manuellt arbete i övergångarna mellan verktygen. Advisor247+ har inbyggda integrationer mot alla dina andra verktyg, se alla våra integrationer här!
AML-funktionalitet Penningtvättslagen ställer konkreta krav. Advisor AML är en inbyggd modul i Advisor247+ som täcker kundkännedom, PEP-kontroll, sanktionskontroll och automatisk dokumentation i ärendet, utan att du behöver ett separat verktyg.
Tillgänglighet och mobilapp Advokater arbetar inte bara från kontoret. Advisor247 Pocket ger tillgång till tidrapportering, ärenden och dokument direkt i telefonen.
Datamigrering Vad händer med befintliga klienter, ärenden, dokument och historik? Advisor har genomfört många migreringar från winAdvisor och andra system. Vi vet vad som krävs, och vi klargör tidigt vad som ingår och vad som eventuellt kräver anpassning.
Utbildning och support Advisor erbjuder strukturerad utbildning anpassad efter byråns nivå och behov, och personlig support under hela kundrelationen.
Vanliga missuppfattningar om att byta advokatsystem
”Vi förlorar all historik” Advisor migrerar klienter, ärenden, dokument och tider från det gamla systemet. Vi har gjort detta många gånger och vet vilka fallgropar som finns. Vad som ingår i standardimporten klargörs tidigt, så att det inte blir några överraskningar längs vägen.
”Det tar för lång tid” Ett välplanerat byte kräver inte att verksamheten stannar upp. Advisor tar fram en tydlig tidsplan, samordnar uttag och testning, och ni bestämmer själva när systemet ska tas i drift.
”Folk kommer att klaga” Motståndet bland användarna är oftast störst mot slutet av det gamla systemets tid, inte efter att övergången är gjord. Advisor genomför anpassad utbildning i förväg, vilket minskar detta avsevärt.
”Vi har inte kapacitet just nu” Det är sällan ett bra tillfälle. Byråer som skjuter upp bytet i flera år för att det aldrig är tillräckligt lugnt lägger under tiden tusentals timmar på ett system som kostar dem mer än det ger.
Vad kostar det att vänta?
Det är svårt att sätta en exakt siffra på det, men några uppskattningar ger en bild:
Många advokater rapporterar inte all debiterbar tid. Det handlar sällan om vilja, utan om friktion: systemet är krångligt, man är på språng, eller man tänker att ”det tar jag i morgon”. En försiktig uppskattning på en förlorad timme per advokat och vecka motsvarar för en byrå med fem advokater över 250 timmar per år. Med ett timpris på 1 500 kronor blir det 375 000 kronor i förlorade intäkter, bara från tidrapporteringen.
Det är ingen garanti. Men det är en kalkyl som är värd att fundera på.
Vad händer när du kontaktar Advisor?
Det första mötet är en behovsanalys. Vi tittar på hur ni arbetar i dag, vad som fungerar och vad som inte gör det. Ni får en demo anpassad efter er vardag. Inget beslut krävs.
Advisor är marknadsledande i Norge, med nästan 50 procents marknadsandel bland advokatbyråer med 1 till 80 anställda. Det betyder att vi har sett de allra flesta varianter av hur juridiska verksamheter är uppbyggda, och vi vet vad som krävs för att ett byte ska gå bra.
Läs mer om själva processen här: Byta till Advisor.
Vanliga frågor om att byta advokatsystem
När är rätt tidpunkt att byta advokatsystem? När systemet kostar er mer i förlorad tid och friktion än vad det kostar att byta. Konkreta tecken är bristande integrationer, krånglig tidrapportering, svag rapportering och ostrukturerat AML-arbete.
Vad händer med befintliga data när vi byter advokatsystem? Advisor migrerar klienter, ärenden, dokument och tider från det gamla systemet. Vi har lång erfarenhet av detta och klargör tidigt i processen vad som ingår.
Hur lång tid tar ett systembyte? Det beror på byråns storlek och datamängd, men de flesta övergångar genomförs utan nämnvärd driftstörning. Ni bestämmer själva när systemet ska tas i drift.
Kan vi behålla Microsoft 365 och det ekonomisystem vi redan använder? Ja. Advisor247+ har integrationer mot Microsoft 365, SharePoint och en rad ekonomisystem (Xledger, PowerOffice, Finago m.fl.).
Vad kostar Advisor247+? Kontakta oss för prisinformation anpassad efter er byrås storlek och behov.
